La protection des données doit faire partie des priorités d’une entreprise. C’est pour cette raison que le règlement général sur la protection des données ou la RGPD a été créé. En effet, il est né lors de la transposition du règlement de l’Union européenne. Son but consiste protéger des personnes physiques sur tout ce qui est lié au traitement ainsi qu’à la circulation des données. Pour ce faire, il s’adresse à toutes les entités, qu’ils soient privés ou publics. Certaines étapes doivent ainsi être suivies si vous souhaitez vous mettre en conformité avec le RGPD.
La désignation d'un pilote et la cartographie des processus !
La première chose à faire pour une mise en conformité avec le RGPS est de choisir un pilote. Il s’agit du délégué à la protection des données. La personne désignée aura pour mission d’informer, de conseiller, et d’effectuer des contrôles en interne. Certains critères sont requis pour le pilote afin de mener à bien les missions. D’abord, le pilote doit avoir une bonne connaissance du secteur d’activité et une expertise juridique et technique. Il doit faire partie des équipes projet qui utilisent des données personnelles, et avoir accès aux sources de données. Il doit également avoir à sa disposition un temps suffisant et les moyens nécessaires pour exercer sa fonction.
Quant à sa personnalité, il doit être indépendant et neutre. Une fois le délégué à la protection des données désigné, vous pouvez commencer à cartographier les traitements à l'aide du logiciel rgpd. Cette étape consiste à répertorier, de manière guidée, tous les traitements de données personnelles de votre entreprise. Cela permettra aux employés d'avoir un meilleur accès aux données personnelles traitées. Pour ce faire, certaines informations présentes dans le registre des traitements doivent être reprises dans la cartographie. Il s'agit notamment des catégories de données, des personnes concernées, des destinataires ainsi que de la finalité du traitement et des mesures de sécurité appliquées. Alors, pour un suivi en toute sérénité, choisissez le logiciel rgpd.
La planification des actions et la détection des risques !
Une des etapes rgpd consiste également à établir un planning des actions de contrôle. Cette planification doit prendre en compte vos objectifs ainsi que vos contraintes face aux risques qui peuvent survenir. Pour ce faire, vous devez déterminer la base juridique sur laquelle vous collectez vos données. Vous devez également vous assurer que les données collectées sont uniquement celles qui sont nécessaires à votre activité. Vérifiez que vos mentions légales sont conformes et harmonisez vos pratiques avec celles de vos sous-traitants. Les données proposées aux destinataires doivent être vérifiées et rectifiées, si nécessaire.
En ce qui concerne les systèmes de récupération et de stockage des données, ils doivent être bien sécurisés. Et enfin, si vous avez pris en compte les contraintes liées à la gestion des risques lors de la planification de vos actions, vous devez les détecter et réaliser une étude sur les impacts qu'elles peuvent avoir.
La sécurisation des données et la documentation du processus !
Une fois que vous avez détecté les risques, vous devez anticiper les éventuelles défaillances qui peuvent survenir, que ce soit dans la collecte ou le stockage des données. Pour ce faire, vous êtes obligé de mettre en place des procédures écrites de sécurisation des données. Une fois que cela sera fait, essayez d'informer vos employés de ces nouveaux processus qui protégeront les données personnelles à tout moment. Lors de la mise en place de ces procédures, vous devez prendre en compte les événements qui sont susceptibles de se produire au cours du traitement. Il peut s'agir d'une faille de sécurité, d'un changement de prestataire ou de la gestion des demandes d'accès.
Enfin, la dernière étape à suivre pour être en conformité avec le RGPD est la documentation de votre démarche. Il s'agit de rédiger un dossier qui prouvera que les démarches que vous avez entreprises sont conformes au règlement. Ces documents doivent être revus et mis à jour régulièrement. Cela vous permettra de vous assurer que les données sont toujours protégées. Quant à la déclaration rgpd auprès de la CNIL, elle a été supprimée. Vous n'aurez donc à effectuer que certaines formalités préalables comme la demande d'avis pour les secteurs de police ou la demande d'autorisation pour certains traitements de données.