Publié le : 05 septembre 20215 mins de lecture
La dématérialisation des factures est une démarche professionnelle et intelligente impliquant le passage des supports physiques vers les supports numérisés. C’est une suite logique et économique de l’informatisation des données et les exigences législatives. Désormais, de nombreux fabricants proposent différents logiciels qui pouvant répondre dans ce sens. Sachez qu’un logiciel de facturation est un outil de travail essentiel en finance et comptabilité pour ainsi éditer, émettre, gérer et archiver les factures dans le système comptable tout en conservant leur valeur comptable et fiscale.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?
Pour commencer, quel que soit le modèle et marque choisi pour votre logiciel de facturation, le logiciel de facturation contribue à l’automatisation comptabilité et du traitement des factures. En effet, cette stratégie permet de conserver la trésorerie à flot en temps de crise, réduire le coût du traitement comptable, offrir des prestations à prix compétitifs et participer à la transformation digitale des entreprises pour plus de performance. Ensuite, face à la crise sanitaire généralisée, cette option renforce le télétravail nécessitant des données, outils et processus numériques pour maintenir les activités en mode opérationnel.
Puis, celui-ci renforce l’image, la réputation, la notoriété et le positionnement des cabinets d’expertise comptable ainsi que les différents acteurs économiques (tels que l’Etat, les entreprises et les consommateurs). De plus, c’est une démarche impérative dans la gestion comptable pour améliorer l’expérience client, les conditions de recouvrement et les délais de paiement. Techniquement, ledit logiciel permet d’éditer, émettre, sauvegarder et gérer les factures dématérialisées dans le système comptable de l’entreprise de manière sécurisée et rapide. Par rapport à la stratégie classique de la facturation, vous ne risquerez pas créer des doublons qui n’auront aucune valeur aux yeux de la loi…
Objectifs de la dématérialisation des factures
Dans le cadre de la dématérialisation des factures, l’Entreprise ou l’expert comptable ou l’entreprise de la dématérialisation ou l’État doit pouvoir travailler de manière automatique. Ce qui vous fait gagner du temps et de la sécurité dans le cadre du traitement des factures et conserver sa valeur comptable et fiscale. Ensuite, les différents acteurs économiques peuvent éviter les risques de fraude ou erreur qui apparaissent souvent lors de l’époque de la facturation physique ou manuscrite. Puis, cela constitue un gain de temps, d’argent et d’énergie considérable. Ce qui vous simplifier la fonction de : traitement de facture client ou fournisseur, sauvegarde et classement numérique, la gestion financière et comptable ainsi que la gestion des conflits. Aussi, cette option limite l’utilisation et le gaspillage des papiers, l’abattage des arbres, le rejet de CO2. De plus, les entreprises peuvent facturer le paiement par message bien structuré et lisible sur ordinateur ou par un écrit non structuré sur Word ou PDF avec insertion d’une signature électronique du vendeur et client.
Conseils pour trouver la solution logicielle adaptée
Pour gagner en efficacité, rapidité et traçabilité de la gestion des factures et comptables, il est vivement conseillé de bien prendre note des suggestions véhiculées par les proches. Sur ce, veuillez également faire des comparatifs et jouer sur la concurrence des prix pour bien s’assurer. Ensuite, veuillez bien se renseigner sur la crédibilité des fournisseurs ou fabricants de logiciels de gestion ou de facturation de qualité. Puis, il faut bien choisir le meilleur logiciel (offline ou online, premium ou gratuit) qui correspondant au poste de travail, analyser les aspects techniques et sécuritaires, la valeur comptable-fiscale des signatures électroniques ou l’archivage électronique. Il faut également ajouter la garantie de non répudiation, intégrité et authenticité du travail accompli. Techniquement, l’automatisation comptabilité doit permettre l’inclusion de la date et numéro de facture, l’adresse du fournisseur, les mentions légales, le siège social, la dénomination des produits et/ou services, la quantité des produits vendus, les conditions générales de paiement et le prix unitaire hors taxe et toute taxe comprise…